ドキュメントスキャナーでペーパーレス化

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あなたの会社の机の周りに書類が山積みになっていませんか？
書類を探すのに時間がかかっていませんか？
そういう時にはドキュメントスキャナーで書類を電子化して机の中や周りをすっきりさせましょう。ペーパーレス化はあなたの仕事力を倍増させます。捨てたいけど捨てられない書類や古くて使わない資料などとりあえず保管しておくような書類は電子化してペーパーレスビジネスを展開しましょう。

・ドキュメントスキャナーとは

ドキュメントスキャナーとは書類をスキャンして電子化する便利ツールです。
富士通（PFU）のスキャンスナップやキャノンのimageFORMULAなどが代表的な機器になります。
「何だ、ただのスキャナーか」と思われる方もいると思いますがドキュメントスキャナーはただのスキャナーではありません。


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書類専用のビジネスツールですので1枚1枚セットしてスキャンするなんてことはありません。
50枚くらいセットしてボタンをオン。これで次から次へと高速に読み込んでいきます。貯まった書類もこれでどんどん電子化してペーパーレスが簡単に実現できます。
薄い紙は、クリアホルダーに入れてスキャンすれば詰まったりすることを防止できますよ。

・ドキュメントスキャナーの使い方

ドキュメントスキャナーの使い方ですが、スキャンスナップで説明しますと、非常に簡単です。書類をセットしてボタンを押すとどんどん読み込みを開始します。最後にPDFファイルの名前をつけて保存します。これで終わりです。
もっと簡単にいうと書類をセット、ボタンを1回押す、最後にファイル名を打ち込んで終わり。これだけです。

・ドキュメントスキャナー運用

富士通（PFU)のスキャンスナップでもキヤノンのimageFORMULAでもそうですが読みこんだ書類はPDFファイルにすることができます。しかも設定をテキスト認識をかけると少々読み取りに時間がかかりますが書類の内容を認識することができます。そうすると検索かけたときPDFの内容のキーワードも拾ってくれて書類を捜す時間が少なくなります。
またPDF化しか書類のファイル名は分かりやすいようにルールを作って分類するといいでしょう。例えば「議事録・○○○の打ち合わせ」という感じにしておけばファイル名で中身を見なくても一目瞭然ですね。

・お得な同梱ソフト

ドキュメントスキャナーにはAdobeR AcrobatR Standard や名刺ファイリングOCRなど高価なソフトが付いてきます。
総額数万円のソフトです。これだけでもかなりお得です。